Caos logístico en festivales

El caos logístico que dejó al verano sin festivales

A estas alturas del año es inevitable preguntarse qué sería del verano sin los festivales. Pero, vayamos un paso más allá, ¿qué sería de los festivales sin la logística?

Con el cierre echado desde 2020 – a raíz de la pandemia -, los conciertos vuelven a primera plana en su máxima expresión: los festivales. El tan esperado regreso de los eventos en vivo, sin embargo, no está exento de polémicas.

Como sucediera con la cadena de suministro tras la reactivación económica de mediados de 2020, la ‘nueva normalidad’ ha pillado a muchos en paños menores. Y es que, al igual que de golpe los puertos paralizados tenían que gestionar cientos de miles de barcos y contenedores, los organizadores de eventos debían recuperar esta temporada de inactividad.

¿Cómo hacerlo? Organizando el máximo número de acontecimientos musicales.

¿Es que no aprendemos de lo que pasó en la isla de Pablo Escobar?

La premisa no está mal planteada, a más actividad, más ingresos. Pero claro, no caemos en la compleja logística que se esconde detrás de cada uno de estos eventos de cuyo fracaso hemos visto consecuencias del tamaño del Fyre Festival.

Nos remontamos a antes de la pandemia, concretamente a 2017, para analizar el papel del sector en el éxito o hundimiento del que estaba llamado a ser el mejor festival del mundo. Nada podía fallar, una isla paradisiada – que una vez fue propiedad de Pablo Escobar – y artistas del nivel de Major Lazer.

A 500 dólares la entrada más barata, el éxito económico estaba asegurado. Al menos sobre el papel, ya que el caos logístico se apoderó del evento, hundiéndolo incluso antes de que tuviera oportunidad despegar. 

La razón detrás de tal naufragio fue, nada más y nada menos, que la falta de planificación. La mala comprensión de la tarea emprendida llevo a que, en el momento de la verdad, la infraestructura – desde baños portátiles hasta bebidas, pasando por equipos de imagen y sonido – no llegaran a tiempo.

Parece que no… pobre Travis

Llevando este desafío logístico al plano presente, lo cierto es que pareciera que no aprendemos de los errores. Si no, decídselo a Travis Scott, pareja de la mediática Kylie Jenner, del clan Kardashian.

La que iba a ser su reaparición musical después de un año sin subirse a los escenarios se ha quedado en proyecto por una “combinación de problemas logísticos y de tiempo”.

La planificación, la falta de información en tiempo real y la compleja monitorización de los materiales necesarios para llevar a cabo el festival Day N Vegas dejaba a la ciudad del juego sin el rapero.

El problema del ‘todo de golpe’

El ejemplo de Travis Scott es solo uno de los múltiples que están sucediendo a lo largo y ancho del planeta. Sin irnos más lejos, la falta de organización y previsión también han llevado a cancelar, hace a penas una semana, el concierto de Bryan Adams en Valencia.

Y es que la logística de eventos, a parte de compleja, es esencial.

Sin embargo, parece que esta lógica se resiste en la mente de algunos organizadores. Quizás por la emoción – o por la urgencia de recuperar la actividad económica, la vuelta a la normalidad ha traído consigo un caos que, unido a la tormenta perfecta de la logística, avoca a ciertos eventos al desastre.

Cuando las cosas comenzaron a recuperarse en verano de 2021, antes de que las variantes Delta y Omicron interrumpieran las operaciones, conseguir equipos era una misión imposible. Sin embargo, las esperanzas y la planificación permitieron sacar adelante muchas iniciativas.

No obstante, otros tantos organizadores esperaron a la entrada de 2022 para comenzar a plantear proyectos que, de media, requieren de una inversión de un año para celebrarse con éxito. En cosa de cinco o seis meses, todo debía estar preparado y, ‘oh sorpresa’, no todo puede ser.

Demasiados actores

Más allá del tiempo, el problema enraizado en la gestión logística ha sufrido una evolución muy similar al de la cadena de suministro: de estar infrautilizada a llevar sus mecanismos al límite para sacarle partido. Así, la demanda ha sido muy difícil de satisfacer ya que, junto con los vientos en contra de la supply chain, la escasez de materias primas como los chips han hecho que sea increíblemente difícil construir equipos de audio, vídeo e iluminación.

Ya ni hablamos de importar estos artículos que, en gran medida, vienen de China y requieren de tiempo y una inversión económica importante – por la subida de los fletes marítimos -.

El hecho de juntar estos festivales en la época estival ha hecho que solo los grandes o aquellos con mejores contactos puedan contar con las previsiones necesarias a tiempo. Hablamos de equipos, infraestructuras e incluso de personal.

¿Cómo puede evitarse este caos?

En la organización de festivales, como sucede en otros ámbitos, la incertidumbre es parte del juego. Sin embargo, mientras que el hecho de que un músico enferme en el último momento no se puede controlar, hay muchos otros factores que dependen de la cadena de suministro que sí pueden monitorizarse.

En este sentido, apoyarse en las herramientas que, como Mojito360, favorecen la planificación logística en base al uso de tecnologías y soluciones disruptivas, es fundamental. Conocer la información en tiempo real del estado de los envíos es clave para centrarse en los puntos críticos, pudiendo focalizar los esfuerzos en aquellos aspectos que necesitan mejoras.

Así, conociendo en qué estado se encuentra, por ejemplo, el envío de altavoces o pantallas desde China, se puede llegar a prever si el evento saldrá en forma y tiempo. De este modo, en caso de no poder cumplir el calendario, se pueden aplicar las medidas correctivas que se precisen o diseñar planes de contingencia.

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