La gestión documental es uno de los grandes retos de la logística internacional.
En un entorno en el que los envíos deben cumplir con normativas estrictas y ajustarse a diferentes jurisdicciones, asegurar que toda la documentación esté completa, correcta y disponible en el momento adecuado puede marcar la diferencia entre un proceso fluido y un retraso costoso.
Facturas comerciales, conocimientos de embarque, certificados de origen y permisos aduaneros son solo algunos de los documentos que conforman esta compleja red de información. En Mojito360, entendemos que este aspecto, aunque esencial, suele ser una fuente de fricciones y dificultades para muchas empresas.
Por ello, hemos desarrollado una funcionalidad de gestión documental que facilita, agiliza y automatiza todo este proceso.
La gestión documental de Mojito360 está diseñada para abordar todos los aspectos relacionados con los documentos necesarios para un envío, desde la carga inicial hasta el control en tiempo real de su estado.
La plataforma permite a los usuarios subir archivos de manera sencilla, ya sea arrastrándolos directamente al sistema o integrándolos desde otras plataformas mediante nuestras API. Esta flexibilidad es clave en un sector donde los formatos y las fuentes de información varían constantemente. Además, nuestro sistema es compatible con una amplia gama de formatos de archivo, lo que elimina la necesidad de conversiones manuales que puedan ralentizar el flujo de trabajo.
Una de las características más potentes de nuestra solución es la validación de documentos. Mediante la asignación de roles (creador, validador, corrector y observador):
En el proceso de validación intervienen distintos agentes según sus permisos de acceso a la información de la validación o su capacidad para realizar acciones sobre el documento
- Creador: Es el usuario que creó la validación documental. Tiene la capacidad de editar la validación y activarla o desactivarla.
- Validador: Es el encargado de marcar como válido el documento o rechazarlo en caso de que no considere el documento como correcto
- Corrector: Es el responsable de volver a subir el documento adecuado si el validador lo rechazó
- Observador: En caso de que el creador haya marcado la opción “Visible para todos” en la creación, el estado de la validación será visible para todos los usuarios de la entidad
Si se detecta un error, el sistema notifica de inmediato al usuario para que pueda corregirlo antes de que este se convierta en un problema operativo. Este enfoque no solo ahorra tiempo, sino que también reduce significativamente el riesgo de retrasos o penalizaciones relacionadas con documentación incorrecta.
El control de los documentos no termina con su subida. Mojito360 ofrece un seguimiento en tiempo real del estado de cada archivo, permitiendo a los usuarios supervisar cuáles han sido aprobados, cuáles están en revisión y cuáles aún deben cargarse.
Además, dentro de la plataforma puedes generar alertas ante vencimientos o documentación faltante, lo que garantiza que no se pase por alto ningún detalle crítico. Esta visibilidad centralizada simplifica enormemente la gestión, eliminando la necesidad de buscar documentos en correos electrónicos o múltiples sistemas.
Otro aspecto destacado de nuestra funcionalidad es el historial de revisión, que aporta transparencia y trazabilidad al proceso.
Cada acción realizada sobre un documento queda registrada, incluyendo quién lo subió, revisó o modificó. Esto no solo facilita el trabajo interno, sino que también resulta invaluable en auditorías o revisiones externas, proporcionando un respaldo claro y ordenado de todas las interacciones relacionadas con los documentos.
El impacto de nuestra funcionalidad de gestión documental va más allá de la simple eficiencia.
Al automatizar tareas repetitivas y minimizar los errores humanos, permite a las empresas centrarse en actividades estratégicas que realmente impulsan el crecimiento del negocio.
Además, la centralización de todos los documentos en un único lugar garantiza que todos los actores involucrados en el proceso logístico puedan colaborar de manera efectiva.
Los beneficios son tangibles. Empresas que antes sufrían retrasos recurrentes por errores en la documentación han logrado reducir estos incidentes drásticamente al implementar Mojito360. Desde exportadores de productos perecederos que dependen de tiempos de entrega ajustados hasta operadores logísticos multimodales que manejan envíos complejos, nuestros clientes han visto cómo esta solución transforma sus operaciones diarias.
La gestión documental no es solo una funcionalidad dentro de Mojito360; es una herramienta estratégica que redefine cómo las empresas manejan este aspecto crítico de la logística internacional. Al garantizar que los documentos estén siempre completos, correctos y disponibles, Mojito360 elimina una de las principales fuentes de fricción en las cadenas de suministro, asegurando envíos más rápidos, eficientes y libres de complicaciones.
Si buscas transformar la forma en que gestionas la documentación de tus envíos, Mojito360 está aquí para ayudarte.
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