Los fallos documentales cuestan tiempo y dinero
Un error en los documentos aduaneros puede paralizar una importación, generar recargos, o incluso derivar en sanciones. A pesar de su importancia, muchas empresas siguen gestionando la documentación aduanera de forma manual, aumentando el riesgo de cometer errores.
Principales errores en la documentación aduanera
1. Datos incompletos o incorrectos
Campos esenciales como el NIF, partidas arancelarias o descripción comercial suelen contener errores de transcripción o estar incompletos.
2. Documentos mal clasificados o extraviados
Facturas, packing lists, DUAs u otros documentos pueden enviarse fuera de plazo o mal organizados, generando bloqueos en los despachos.
3. Falta de trazabilidad
No poder acceder al historial documental impide detectar fallos previos o responder rápidamente ante inspecciones aduaneras.
4. No actualizarse con la normativa vigente
Las regulaciones cambian constantemente. No adaptarse a sistemas como ICS2 o G5 puede suponer el rechazo de mercancías o multas.
Cómo evitar estos errores con herramientas digitales
Automatización de validaciones
Evita campos incompletos o duplicados gracias a validadores automáticos que detectan errores antes del envío.
Generación y archivo centralizado de documentos
Plataformas digitales permiten clasificar, almacenar y recuperar toda la documentación aduanera desde un solo sistema.
Alertas y actualizaciones normativas
Los sistemas actualizados avisan sobre cambios en la legislación y ayudan a mantener el cumplimiento al día.
Control y trazabilidad en tiempo real
Cada documento queda registrado y disponible con trazabilidad completa, lo que facilita auditorías internas y externas.
Ejemplo práctico: impacto de un error documental
Una empresa importadora española sufrió un retraso de 5 días en el despacho por no incluir el valor correcto en la factura comercial. Con un sistema digital que valida automáticamente los campos, este tipo de errores se evita por completo.
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